介護事業所の事務室で、棚から取り出した厚いマニュアルのファイルと、手元の1枚の紙を見比べながら、どう整理しようかと考えている事務担当者
人員・運営基準約11分

介護の事故対応マニュアルと再発防止の記録、整え方を一緒に

「事故対応のマニュアルって、どこにありましたっけ」。夜勤明けの職員さんにそう聞かれて、棚の奥から分厚いファイルを取り出す。開いてみると、最後に見直したのが何年前か分からない。そんな場面、ありませんか。

事故報告書のほうも同じです。書いて、管理者に回して、必要なら市町村に出す。そこまではなんとかやれている。でも、報告書の最後に書いた「再発防止策」が、その後ちゃんと続いているのか。そう聞かれると、ちょっと答えに詰まってしまう。

それは、あなたや現場の誰かがさぼっているからではありません。マニュアルも報告書も、「書くところ」までしか道すじが用意されていないことが多いだけです。この記事では、事故対応マニュアルを「いざという時に開ける形」にし、再発防止の記録を「続けられる形」にするための整え方を、事務の目線で一緒に整理します。

結論：事故対応の書類は、①マニュアルの最初に「最初の動き」を1枚にまとめる ②事故報告書に「再発防止策・担当・見直し日」の欄を置く ③見直しの結果を委員会や会議の記録に残す ④報告書と見直し記録を1冊に綴じる、の4つで回ります。大切なのは、厚いマニュアルを作り直すことではなく、「最初に開く1枚」と「その後を追う欄」を足すこと。まずは今のマニュアルの表紙の裏に、連絡の順番を1枚はさむところから始めれば十分です。

何が起きているか：マニュアルは「作る」で、報告書は「出す」で止まりやすい

介護保険の事業所には、運営基準で、事故が起きたときに市町村やご家族などへ連絡すること、事故の状況と処置を記録すること、賠償すべき事故は速やかに賠償することが求められています。特別養護老人ホームや老人保健施設などの施設系サービスでは、これに加えて、事故発生防止のための指針の整備、委員会の開催、職員研修、担当者を置くことなども求められています（細かな要件はサービス種別ごとに違うので、自事業所の基準と指定権者の案内で確かめてください）。

だから、マニュアルも報告書の様式も、たいていの事業所にはもうあります。つまずきやすいのは、その先です。

ここは、どの事業所でもつまずきやすいところです。事務が全部を一人で直す必要はありません。書類と書類の「つなぎ目」を少しだけ整える。それが事務にいちばん向いている役割です。

事故対応の書類は4つのステップで回す

事故対応の書類を、最初の1枚・報告書・見直し・ファイルの4つの段階で左から右へ順につないだ流れ図
事故対応の書類は「最初の1枚→報告書→見直し→ファイル」の順につなぐと、書いて終わりにならず、再発防止まで続きます

マニュアルを一から書き直したり、新しい様式を何枚も作ったりしなくて大丈夫です。今あるものに、次の4つを少しずつ足していきましょう。

① 最初の1枚：マニュアルの冒頭に「最初の動き」をまとめる

事故の直後に必要なのは、分厚い本文ではなく、「まず何をして、誰に連絡するか」が一目で分かる1枚です。今のマニュアルはそのまま残して、表紙の裏や事務室の壁に、次の内容だけを1枚にまとめます。

市町村への事故報告は、対象となる事故の範囲や提出期限、様式が保険者（市区町村）ごとに定められています。国から標準的な様式が示されていますが、実際の取り扱いは保険者の案内が基準です。この1枚には「何日以内」と覚えた数字を書くより、保険者の最新の案内を綴じた場所を書いておくほうが、取り扱いが変わっても困りません。

第一報を受けたときの順番そのものは、事故・ヒヤリハットの受け止めと、ご家族への連絡の順番を一緒に で詳しく整理しています。

② 報告書：「再発防止策・担当・見直し日」の欄を置く

事故報告書の様式の最後に、次の3つの欄があるか確かめてみてください。

欄がなければ、様式の下に3行足すだけで十分です。ここで大事なのは、再発防止策を「気をつける」で終わらせないことです。「見守りを強化する」もよく見かけますが、それだけでは何が変わったのかが後から分かりません。

書き方のコツは、人の注意ではなく、場所・時間・道具・手順のどれを変えるかで書くことです。

こう書いてあれば、見直しのときに「それが今も続いているか」を確かめられます。書いた人を責める言葉は入れず、どこの仕組みを変えるかの言葉で書きましょう。

③ 見直し：結果を委員会や会議の記録に残す

報告書に見直し日を書いたら、その日に確かめた結果を残します。目安は、再発防止策を始めてから1か月後と3か月後の2回です。

見直しで見るのは、「決めたやり方が今も続いているか」と「似た事故やヒヤリハットが起きていないか」の2点だけで大丈夫です。結果は、報告書の余白に「〇月〇日 継続を確認」と書き込むか、事故防止の委員会や職員会議の議事録に1行残します。

施設系サービスでは事故防止の委員会を定期的に開いているはずなので、その議題に「前回までの事故報告の見直し」を毎回1行入れておくと、無理なく続けられます。委員会がない事業所でも、月1回の職員会議の最初の5分で十分です。事務が一人で見て回るより、場に乗せて続けるほうが長持ちします。

④ ファイル：報告書と見直し記録を1冊に綴じる

最後に、事故報告書・ヒヤリハットの集計・見直しの記録・委員会の議事録を、年度ごとに1冊にまとめて綴じます。並べる順番は日付順で十分です。報告書の後ろに、その事故の見直し記録を続けてはさんでおくと、「何が起きて、どう変えて、今も続いているか」が1か所で分かります。

運営指導では、事故が起きたときの記録や、再発防止の取り組みを確かめられることがあります。そのとき、このファイルを開けばそのまま説明できます。担当者が変わっても、ファイルが引き継ぎ役になってくれます。保存年限は自治体の条例などで定められているので、介護の書類、保存年限は何年？迷わないファイリングを一緒に整理 もあわせて確認してみてください。

具体例：夕方の転倒を、書類の流れに乗せてみる

たとえば、夕食後のホールで、利用者さんが一人で立ち上がろうとして転倒した、という事故があったとします。幸いケガは軽く、ご家族への連絡も済みました。

報告書の最後の3行

1か月後の見直し 勤務表と記録を見て、18時台にホールに職員が残れているかを確認。「おおむね続いている。入浴介助が重なる日は難しいので、その日は声かけの担当を決める」と議事録に1行。

3か月後の見直し 同じ時間帯の転倒・ヒヤリハットが出ていないかを集計で確認。「継続を確認、この件は完了」と報告書の余白に書き込み、ファイルに綴じる。

こうしてみると、事故報告書が「出したら終わりの紙」ではなく、「職場の動きを一つ変えた記録」になります。

影響：書類がつながると、現場が安心して報告できる

事故対応の書類がつながっていると、まず同じ事故が繰り返されにくくなります。そして、それと同じくらい大きいのは、現場が事故やヒヤリハットを報告しやすくなることです。

「報告書を書いたら、ちゃんと仕組みが変わった」「責められずに、場所や手順の話で終わった」。そう感じてもらえると、次の小さなヒヤリハットも拾いやすくなります。報告が増えることは、悪いことではありません。見えていなかったものが見えるようになった、ということです。

事務にとっても、1冊のファイルがあれば、指導の準備や管理者への報告がぐっと軽くなります。去年の記録が、今年の自分を助けてくれます。

明日やること（優先順位と代替）

  1. 今のマニュアルを開いて、連絡の順番と連絡先が古くなっていないかを見る（管理者の携帯番号や、市町村の窓口が変わっていないか）
  2. 「最初の1枚」を作って、マニュアルの表紙の裏にはさむ（手書きでも大丈夫です）
  3. 事故報告書の様式に「再発防止策・担当・見直し日」の欄があるか確かめる（なければ下に3行足す）
  4. 保険者の事故報告の最新の案内を、マニュアルと同じ場所に綴じる
  5. 事故防止の委員会や職員会議の議題に「見直し」を1行入れてもらう（管理者に一声かける）

時間がとれない週は、1と3だけでも十分です。連絡先が正しく、報告書に見直しの欄があれば、再発防止はそこから回り始めます。

確認チェックリスト（事故対応の書類・最小ライン）

よければ、こちらも

事故対応の書類は、最初の1枚・報告書・見直し・ファイルの4つをつなげば十分です。立派なマニュアルを作り直さなくていい。今日は、今のマニュアルの連絡先を一つ確かめるところまでで、もう一歩前に進んでいます。

介護事業所の事務室の壁に貼られた1枚の紙の前で、事務担当者と介護職員が並んで立ち、安心した笑顔で話している様子

事故が起きたことは、あなたの職場の仕事が足りなかった証ではありません。人が暮らす場所では、どれだけ丁寧にしていても事故はゼロにはなりません。大切なのは、起きたことを記録して、仕組みを少しずつ変えていくこと。その書類のつなぎ目を整えようとしているあなたは、もう利用者さんと現場の安心を、裏からしっかり支えています。