介護事業所の事務室で、壁の年間カレンダーと手元の職員名簿を見比べながら、研修の予定を考えている事務担当者

人員・運営基準作成2026-10-15 01:15約12分

介護の研修義務、年間計画の立て方と受講管理を一緒に整理

10月。ふと研修の記録ファイルを開いたら、今年度に実施したのは4月の感染症研修だけ。「虐待防止の研修、今年はまだだったかも」「夏に入った職員さん、新人向けの研修って受けてもらったかな」——そんなふうに、ひやっとしたことはありませんか。

研修が足りないのは、怠けているからではありません。義務の研修がここ数年で一気に増えて、現場の頑張りだけでは追いきれない量になっているだけです。この記事では、研修の年間計画と「誰が・どれを・いつ受けたか」の受講管理を、事務が回しやすい形に一緒に整理していきます。

結論：研修の義務は、①自事業所に必要な研修を一覧にする → ②年度の初めにカレンダーへ「枠」だけ先に置く → ③職員ごとの受講管理表（縦に職員、横に研修）で受けた日を埋める → ④欠席者と新規採用者のフォローを月1回見る、の4つで回せます。頻度や対象はサービス種類や自治体で違うので、最終的にはお使いのサービスの運営基準・解釈通知と、指定権者（自治体）の案内で確かめてください。

何が起きているか：研修は「実施した」より「全員に届いた」が見られる

義務の研修が増えたのは、主に令和3年度（2021年度）の報酬改定です。感染症対策、虐待防止、業務継続計画（BCP）などが全サービス共通の取り組みとして加わり、3年間の経過措置を経て、2024年4月からはすべて義務になっています。

運営指導で研修について聞かれるのは、「研修をやったか」だけではありません。

決められた頻度で実施しているか（年1回、年2回など）
新規採用のときにも実施しているか
欠席した人にどうフォローしたか
内容と参加者が記録に残っているか

つまり、研修の記録は「1回の研修ごと」と「職員1人ごと」の、2つの向きで見られます。年間計画で前者を、受講管理表で後者を押さえる、と分けて考えると、ぐっと整理しやすくなります。

委員会の開催と議事録のほうは、介護の委員会一覧と年間開催計画、議事録の残し方で整理しています。この記事では、研修の側に絞ってお話しします。

① まず、自事業所に必要な研修を一覧にする

最初にやるのは、「うちは何の研修が、年に何回必要か」を1枚にすることです。よく対象になるのは次のような研修です。

研修	主な対象	頻度の目安	新規採用時
感染症の予防・まん延防止（訓練も）	全サービス	施設系は年2回以上／在宅系は年1回以上	施設系は必ず実施／在宅系は実施が望ましい
虐待の防止	全サービス	定期的に（施設系は年2回以上、在宅系は年1回以上としているものが多い）	必ず実施することが重要とされる
業務継続計画（BCP）（訓練も）	全サービス	施設系は年2回以上／在宅系は年1回以上	実施が望ましい
身体的拘束等の適正化	施設・居住系	年2回以上	必ず実施
事故発生の防止	施設系が中心	年2回以上	必ず実施
認知症介護基礎研修	無資格で介護に直接携わる職員	1回の受講（修了）	採用後1年以内に受講

※頻度や対象はサービス種類によって細かく違います。表は目安なので、一覧を作るときに、自事業所のサービスの運営基準と解釈通知で1行ずつ確かめてください。自治体の運営指導の手引きや自己点検シートに、研修の項目がまとめて載っていることも多いです。

このほか、加算の要件として研修を求められているもの（認知症専門ケア加算など）があれば、同じ一覧に加えておきます。「義務の研修」と「加算の研修」を別の場所で管理すると、片方だけ抜けやすくなるからです。

② 年度の初めに、カレンダーへ「枠」だけ先に置く

一覧ができたら、年間のカレンダーに日付ではなく「月の枠」を置きます。中身や講師はあとで決めれば大丈夫です。

置き方のコツは3つです。

年2回のものは、半年あけて置く（例：6月と12月）。年度末に2回まとめると、「定期的に」と言いにくくなります
同じ月にまとめられるものはまとめる（例：感染症の研修と、感染症の訓練を同じ日に。BCPの研修を、感染症・災害の訓練とあわせて）
3月を空けておく。予定どおりできなかった研修の、予備の月にします

在宅系で年1回のものが多い事業所なら、たとえば次のような形でも十分です。

月	置く研修
6月	感染症（研修＋訓練）
9月	虐待防止
11月	BCP（研修＋訓練）
3月	予備（できなかった研修・欠席者の補講）

1回の研修は、30分〜1時間ほどの短いものでかまいません。職員会議の後半を使う、動画やeラーニングを使う、外部の研修に参加してもらうなど、やり方は事業所に合わせて選べます。大事なのは、何を・いつ・誰が受けたかが残ることです。

③ 職員ごとの受講管理表をつくる

受講管理表の考え方を示す図。左に縦に並んだ職員の顔のアイコン、上に横に並んだ研修のアイコン、交わるマス目に受講済みのチェックと、空いたままのマスが見える — 縦に職員、横に研修。マスを埋めていくだけで、「誰がまだか」がひと目で分かります

年間計画は「研修ごと」の管理なので、それだけでは「〇〇さんは受けたか」がすぐには分かりません。そこで、職員ごとの受講管理表を1枚つくります。形はシンプルで、縦に職員、横に研修を並べるだけです。

職員	入職日	感染症	虐待防止	BCP	認知症介護基礎研修
Aさん	2019/4	6/12	9/18	—	対象外（介護福祉士）
Bさん	2023/10	6/12	9/30 補講	—	修了（2024/2）
Cさん	2026/8	新任時 8/5	新任時 8/5	—	2027/7までに受講予定

マスには、受けた日付を書きます。資料の回覧や動画で別日に受けた人は「補講」とひとこと添えておくと、あとから見ても経緯が分かります。

認知症介護基礎研修は、介護福祉士や介護職員初任者研修の修了者などの資格を持たない方で、介護に直接携わる職員が対象です。新しく採用した方には採用後1年の猶予があるので、入職した時点で「いつまでに受けるか」を表に書いておくと、期限を見落としません。

入職・退職のときの手続きと一緒に回すなら、介護職員の入職・退職手続き｜もれなく回す事務チェックリストの中に「受講管理表に1行足す」を入れておくのがおすすめです。

④ 欠席者と新規採用者を、月1回だけ見る

年間計画と受講管理表ができても、いちばん抜けやすいのは「当日休んだ人」と「年度の途中で入った人」です。ここは、月に1回、受講管理表の空いているマスを見るだけで防げます。

欠席した人：研修資料と、研修の録画や要点メモを渡し、読んだ・見た日を記録する。理解の確認に、簡単な感想や確認の一言を書いてもらうと、記録として強くなります
新しく入った人：入職のオリエンテーションの中で、感染症・虐待防止・身体拘束など新規採用時に実施する研修をまとめて実施し、日付を記録する
夜勤専従やパートの人：日中の研修に出にくい方は、最初から動画や資料での受講を前提にしておくと、無理がありません

月1回の確認は、請求業務が落ち着いた月の半ばなどに、カレンダーの繰り返し予定で入れておくと忘れにくくなります。